Lees hier meer over ons beleid rondom het coronavirusLees meer

Privacyverklaring

Wonen bij September verleent zorg en ondersteuning aan ouderen met geheugenproblemen binnen één van onze woonhuizen. Wanneer u zorg van Wonen bij September ontvangt, vragen we u naar uw persoonsgegevens. Omdat we het belangrijk vinden dat de uw privacy wordt gerespecteerd, behandelen we uw persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Hierbij houden wij ons aan de geldende wet- en regelgeving die op het verwerken van persoonsgegevens van toepassing is.

Omdat deze verklaring onderhevig is aan de geldende wet- en regelgeving, wordt de privacyverklaring van tijd tot tijd aangepast. De laatste aanpassing is gedaan op 9 maart 2021.

Uw gegevens

In onze organisatie werken zorgverleners met verschillende externe disciplines nauw samen. Bij elke zorgverlener waarvan u zorg ontvangt of bij in behandeling bent of bent geweest, heeft u een eigen dossier.

Doel en grondslagen van de verwerking van persoonsgegevens

  • Wanneer u in een huis van Wonen bij September komt wonen en zorg van ons krijgt, zullen we naar uw persoonsgegevens vragen. Sommige persoonsgegevens worden door derden bij ons aangeleverd, bijvoorbeeld bij een overdracht naar een andere zorgaanbieder. Deze persoonsgegevens betreffen naast uw naam, adres, etc. ook identificatiegegevens, gegevens over uw gezondheid, persoonlijke en fysieke kenmerken, psychische gegevens, leef(stijl)gewoonten, opleiding en vorming, beroep, vrijetijdsbestedeling en interesses. We verzamelen alléén die gegevens die rechtstreeks betrekking hebben op uw zorgvraag en zorgverlening. Uw persoonsgegevens worden alleen verzameld en verwerkt als u óf uw vertegenwoordiger hiervoor toestemming heeft gegeven, in het kader van de getekende zorgovereenkomst, op grond van een wettelijke bepaling of wanneer dit van vitaal belang voor u is.
     
  • In bepaalde gevallen wordt de bewoner vertegenwoordigd door iemand anders, bijvoorbeeld wanneer de bewoner zelf niet meer in staat is om zichzelf te vertegenwoordigen. In dat geval hebben we uw gegevens nodig om te bepalen of u inderdaad de wettelijk vertegenwoordiger bent en we namens u zorg voor de bewoner kunnen verlenen. Uw gegevens worden alleen verzameld als u hiervoor toestemming heeft gegeven, in het kader van de getekende klantovereenkomst, op grond van een wettelijke bepaling of wanneer dit van vitaal belang voor de bewoner is.
     
  • Om de zorgverlening goed, veilig en verantwoord te laten verlopen is het belangrijk dat wij contactgegevens hebben van de contactpersonen van de bewoner. Wanneer u contactpersoon bent, dan leggen wij alleen uw bereikbaarheidsgegevens en uw relatie tot de bewoner. Voor het verzamelen van uw persoonsgegevens hebben wij uw toestemming nodig. Wanneer u de toestemming intrekt zullen wij de verwerking van uw gegevens direct staken. Dit betekent dat u bij ons dan niet langer bekend bent als contactpersoon van de bewoner.
     
  • Niet in alle gevallen verloopt de zorg zoals wij deze bedoeld hebben. Dit kan tot gevolg hebben dat u namens een bewoner een klacht indient bij September. Wanneer u dit doet zullen we niet alleen de klacht, maar ook de bereikbaarheidsgegevens en de relatie tot de bewoner namens wie de klager een klacht indient vastleggen. Dit is belangrijk om de klacht op een goede manier af te kunnen handelen. Uw persoonsgegevens worden verzameld op grond van de WKKGZ1 met als doel u over de afhandeling van de klacht te informeren.
     
  • Via onze website kunt u ons een vraag stellen of ons iets laten weten. Hiervoor kunt u op onze website een contactformulier invullen. De gegevens die u invult op het contactformulier zullen wij alleen gebruiken om uw vraag te beantwoorden of contact met u op te nemen indien dit nodig is.
     
  • Wanneer u onze website bezoekt, wordt gevraagd of u het gebruik van cookies wilt accepteren. Een cookie is een klein tekstbestand dat op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. Dit tekstbestand bevat gegevens die u op onze website invoert. Door het gebruik van cookies kunnen wij u op de website beter van dienst zijn door bijvoorbeeld gegevens te tonen die specifiek op uw locatie van toepassing zijn zodat u hier niet naar hoeft te zoeken.
     
  • Wonen bij September verwerkt uw persoonsgegevens niet verder dan voor de hiervoor genoemde verwerkingsdoeleinden. Indien Wonen bij September uw persoonsgegevens wil verwerken voor andere doeleinden dan waarvoor zij zijn verzameld, dan informeren wij u hierover voordat deze verwerking start. Hiervoor vragen wij dan uw toestemming voor het gebruiken van uw persoonsgegevens om het onderzoek uit te voeren. Wanneer u toestemming heeft gegeven, dan kunt u deze op elk gewenst moment weer intrekken. Overigens heeft het intrekken van de toestemming geen terugwerkende kracht. 

Bewaren van persoonsgegevens

Wonen bij September bewaart de verzamelde persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doeleinde van de verwerking. Echter in die gevallen waarin op grond van wet- en regelgeving vereist is dat persoonsgegevens langer bewaard dienen te worden, zal Wonen bij September deze gegevens gedurende die termijn bewaren. De bewaartermijn voor de diverse gegevens is als volgt:

  • Contactgegevens van bewoners, vertegenwoordigers en andere contactpersonen bewaren we tot maximaal één jaar na einde zorgverlening/vertegenwoordiging.
  • Medische gegevens van bewoners bewaren we gedurende twintig jaar na einde zorgverlening
  • Financiële gegevens m.b.t. declaraties van zorg bewaren we gedurende zeven jaar na einde zorgverlening.
  • Contactgegevens van sollicitanten (CV en motivatiebrief) en het besluit na sollicitatie (afwijzing of aanname) bewaren we maximaal één jaar na de sollicitatie.
  • Contactgegevens van websitebezoekers die een bericht hebben ingestuurd, bewaren we maximaal één jaar na het ontvangen van het bericht.
  • De klacht en de contactgegevens van de indiener van een klacht bewaren we gedurende twee jaar na het afhandelen van de klacht.

Ontvangers van persoonsgegevens

Wonen bij September schakelt bij de uitvoering van de zorg derden in. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer Wonen bij September derden inschakelt voor de verwerking van gegevens in het Elektronisch Client Dossier (ECD). In dat geval worden uw persoonsgegevens in opdracht van Wonen bij September door de leverancier verwerkt. De leverancier is dan een ‘verwerker’. Wonen bij September heeft afspraken met haar leveranciers gemaakt om bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen. Deze afspraken zijn opgenomen in een ‘verwerkersovereenkomst’.

In sommige gevallen kan het voorkomen dat Wonen bij September persoonsgegevens deelt, bijvoorbeeld bij een samenwerking binnen de zorg. Voorbeelden hiervan zijn samenwerkingen met huisartsen, apotheken, ziekenhuizen of wijkteams. Hiervoor geldt dat deze partijen zelf verantwoordelijk zijn voor de beveiliging van de persoonsgegevens. Wonen bij September heeft hierover met deze partijen afspraken gemaakt en deze opgenomen in een overeenkomst van gezamenlijke verantwoordelijkheid. Op deze manier zorgt Wonen bij September ervoor dat uw persoonsgegevens binnen deze samenwerking zo veilig mogelijk worden verwerkt.

Op grond van wet- en regelgeving is het voor ons verplicht uw persoonsgegevens door te geven aan overheidsorganisaties of andere instanties. Een voorbeeld hiervan is wanneer wij uw zorg declareren bij een zorgverzekeraar. Wij sturen dan gegevens van u door zodat wij op grond van de Zorgverzekeringswet uw zorg vergoed krijgen. Wij geven alléén die gegevens door die direct in relatie staan met de doorgifte. Medische gegevens worden niet zonder uw uitdrukkelijke toestemming doorgegeven en/of worden alléén doorgegeven indien wij hiertoe een wettelijke verplichting hebben. Bijvoorbeeld indien de IGJ* in het kader van het toezicht op de zorg deze gegevens opvraagt.

Wonen bij September geeft in geen geval persoonsgegevens door aan ontvangers buiten de Europese Unie.

*Inspectie voor de gezondheidszorg en jeugd, de door de overheid ingesteld toezichthouder op de zorg

Beveiliging van persoonsgegevens

Wonen bij September doet er alles aan om uw privacy te waarborgen. Uiteraard houden wij ons aan de wet- en regelgeving. De gegevens in het ECD zijn onderhevig aan het medisch beroepsgeheim. Dat betekent dat deze gegevens niet met derden worden gedeeld behalve wanneer dit noodzakelijk is voor de naleving van een wettelijke verplichting, de bewoner/wettelijk vertegenwoordiger daarvoor toestemming heeft gegeven of sprake is van een conflict van plichten.

Alle medewerkers van Wonen bij September en andere zorgverleners die door Wonen bij September zijn ingehuurd hebben geheimhoudingsplicht die geldt voor alle persoonsgegevens die Wonen bij September verwerkt. De geheimhoudingsplicht wordt door middel van een interne gedragscode gehandhaafd. Wij hebben verschillende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen. Zo beveiligen wij onze systemen en applicaties volgens de geldende standaarden voor informatiebeveiliging en dienen onze medewerkers zich aan vastgestelde procedures en gedragsregels te houden.

Procedure datalekken op de website

Wonen bij September verwerkt persoonsgegevens van haar cliënten, contactpersonen, medewerkers en anderen. Hierbij gaat het niet alleen om ‘gewone’ persoonsgegevens zoals naam en adres, maar ook om gevoelige gegevens zoals gezondheidsgegevens. Wonen bij September heeft maatregelen getroffen om deze gegevens te beschermen tegen onbedoeld gebruik, wijziging of verlies.  

Ondanks de getroffen maatregelen kan het voorkomen dat persoonsgegevens onbedoeld voor derden beschikbaar komen, worden gewijzigd of gewist. Dat wordt een datalek genoemd. Wanneer een datalek wordt ontdekt, dan meldt de medewerker dit zo snel mogelijk bij zijn of haar leidinggevende én bij de functionaris voor gegevensbescherming. Hiervoor is een speciaal e-mailadres beschikbaar.  

Na ontvangst beoordeelt de functionaris gegevensbescherming de melding. Wanneer het daadwerkelijk om een datalek gaat wordt de Raad van Bestuur geïnformeerd. Afhankelijk van de ernst van de situatie wordt onderzoek ingesteld naar de oorzaak en worden maatregelen getroffen om de gevolgen van het datalek zoveel mogelijk te beperken. De Raad van Bestuur meldt het datalek binnen 72 uur na het ontdekken ervan bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het niet waarschijnlijk is dat het datalek een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. 

Wanneer sprake is dat het datalek een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, dan worden de betrokkenen zo snel mogelijk over het datalek geïnformeerd en de gevolgen die het voor hen heeft. Ook worden zij geïnformeerd over wat zij kunnen doen om de gevolgen zoveel mogelijk te beperken en met wie zij contact op kunnen nemen wanneer zij vragen hebben over het datalek. 

Het datalek wordt vastgelegd in het register van datalekken met als doel de datalekken te evalueren en verbeteringen door te voeren in de beveiligingsmaatregelen.

Rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens

Wanneer u informatie wilt over de persoonsgegevens die wij over u hebben verzameld, kunnen wij u deze informatie pas geven als voldoende duidelijk is wie u bent (identificeren) en u ook daadwerkelijk de persoon bent die u zegt te zijn (authentiseren). Wij verstrekken geen gegevens over de telefoon of via email zonder dat wij zeker weten met wie wij communiceren en of wij u de persoonsgegevens rechtmatig kunnen verstrekken. Hiermee zorgen wij ervoor dat de privacy van uw persoonsgegevens gewaarborgd is. U hebt een aantal rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Recht op inzage in door ons vastgelegde gegevens;
  • Recht op indienen van een verzoek tot correctie of verwijdering van gegevens;
  • Recht om bezwaar te maken tegen bepaalde wijze van gebruik van gegevens;
  • Recht om vergeten te worden.
  • Recht op het overdragen van uw persoonsgegevens.
  • Recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

In sommige gevallen kunnen of mogen wij geen wijziging of verwijdering doorvoeren. Bijvoorbeeld als dat in strijd is met de wet- en regelgeving. Een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of overdracht van uw gegevens of uw bezwaar tegen een verwerking kunt u indienen via privacy@wonenbijseptember.nl of schriftelijk via:

Wonen bij September
Postbus 2136
3440 DC Woerden

Bij het recht op bezwaar, recht om vergeten te worden of het recht op het overdragen van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming van Allerzorg (zie contact gegevens hieronder).

Wanneer u een klacht in wilt dienen over de verzameling of verwerking van uw persoonsgegevens door Wonen bij September dan kunt u deze klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via Postbus 93374 2509 AJ Den Haag of via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Contact en vragen

Bij vragen of een verzoek met betrekking tot uw dossier kunt u terecht bij de afdeling Familymanagement van Wonen bij September of bij de betreffende locatiemanager
Wanneer u bezwaar heeft tegen een bepaalde informatie-uitwisseling, kunt u dit aangeven bij uw locatiemanager

Verwerkingsverantwoordelijke

Wonen bij September
Postbus 2136
3440 DC Woerden
info@wonenbijseptember.nl

Functionaris gegevensbescherming

Wij hebben een functionaris gegevensbescherming. U kunt contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming via e-mail of ons algemene telefoonnummer:

Frans Schreuder
privacy@wonenbijseptember.nl
088 572 18 39

Laatste update: 9 maart 2021

Zoek op trefwoord...